Abonament czy jednorazowy koszt systemu? Rachunek na 5 lat
Abonament wygrywa, gdy masz mały, stabilny zespół i cenisz brak dużego wydatku na start. Jednorazowy koszt systemu na zamówienie zaczyna się opłacać, gdy rośnie liczba osób, bo abonament liczony „od użytkownika” mnoży się przez lata. Kluczowe pytanie nie brzmi „ile miesięcznie”, tylko „ile łącznie przez pięć lat, przy naszej liczbie ludzi”.
Mały, stały zespół → abonament. Rosnący zespół i wieloletnia perspektywa → jednorazowy system.
Porównanie punkt po punkcie
| Kryterium | System na zamówienie (Halo Soft) | Abonament (SaaS) |
|---|---|---|
| Model | System pisany pod Twój proces. Płacisz raz za wykonanie. | Abonament: gotowy produkt w abonamencie lub licencji. |
| Dopasowanie | Program dopasowujemy do tego, jak pracujesz. | Dopasowujesz swój proces do możliwości programu. |
| Czas startu | Pierwszy działający zakres w 2-4 tygodnie, potem rozbudowa. | Dostępny od ręki, konfiguracja liczona w dniach. |
| Własność | Kod jest Twój, z dokumentacją. Możesz go przenieść. | Korzystasz na zasadach licencji/subskrypcji dostawcy. |
| Koszt | Wyższy na start (od 12 000 zł netto), jednorazowo. | Niski próg wejścia, koszt rośnie z liczbą użytkowników i czasem. |
| Rozwój | Zmiany robimy na Twoje zlecenie, pod Twój priorytet. | Rozwój wg roadmapy dostawcy, wspólnej dla wszystkich klientów. |
| Koszt w czasie | Płacisz raz. Po latach nie płacisz za samą licencję. | Rośnie z liczbą osób i trwa tak długo, jak używasz. |
| Po zakończeniu | System zostaje Twój. | Kończysz płacić: tracisz dostęp. |
Kiedy abonament jest lepszy
- Masz mały, stabilny zespół.
- Nie chcesz dużego wydatku na start.
- Wolisz przewidywalny koszt miesięczny.
- Potrzebujesz czegoś standardowego, co gotowy produkt dobrze pokrywa.
Kiedy jednorazowy koszt wygrywa
- Zespół rośnie, a abonament liczony jest od użytkownika.
- Patrzysz na 3-5 lat, nie na najbliższy miesiąc.
- Chcesz, żeby system po latach był Twój, a nie znikał po odłączeniu.
- Potrzebujesz funkcji, za którą w abonamencie i tak dopłacasz w wyższym pakiecie.
Najczęstsze pytania
Nie wiesz, w którą stronę to widzieć u siebie? Napisz, powiemy szczerze, nawet jeśli wyjdzie, że masz zostać przy tym, co masz.
Weź cenę abonamentu za osobę, pomnóż przez liczbę osób i przez 60 miesięcy (5 lat). Porównaj z jednorazowym kosztem systemu na zamówienie. Przy większych zespołach różnica potrafi być znacząca na korzyść systemu własnego.
Ma, ale mniejsze: hosting oraz opcjonalne wsparcie i rozwój. To zwykle ułamek tego, co abonament od użytkownika przy większym zespole. Rozdzielamy koszt wykonania od kosztu utrzymania i pokazujemy oba.
Na start tak, i to realna zaleta, dlatego przy małym zespole abonament bywa lepszy. Ryzyko pojawia się przy większej liczbie osób i w dłuższym okresie, gdy suma opłat przekracza koszt systemu, który byłby już Twój.
Nie musi. System na zamówienie też aktualizujemy, tyle że pod Twój priorytet, a nie wspólną roadmapę. Rozdzielamy koszt wykonania od opcjonalnego wsparcia, więc płacisz za rozwój wtedy, gdy realnie go potrzebujesz.
Standardowo płacisz w trzech ratach: 30 procent na start, 40 procent po pierwszej działającej wersji, 30 procent po wdrożeniu. Pierwszy działający zakres jest gotowy w 2-4 tygodnie, a każdy projekt ma 30 dni gwarancji na błędy w kodzie.
Kod jest Twój. Przenosimy na Ciebie prawa majątkowe, dostajesz dostęp do repozytorium i dokumentację na tyle konkretną, żeby w razie potrzeby inna firma mogła przejąć projekt. Nie uzależniamy Cię od siebie.
Zaczynamy od jednego wąskiego zakresu, który działa po 2-4 tygodniach, żebyś sprawdził go na jednym zespole albo procesie przed rozbudową. Jeśli się nie przyjmie, ryzykujesz kilkanaście tysięcy, a nie całość. Kolejne moduły dokładamy etapami.
Prosty system zaczyna się od 12 000 zł netto. Realny zakres dla firmy operacyjnej to najczęściej 20-100 tys. zł, zależnie od liczby procesów, integracji i liczby osób, które go używają. Widełki podajemy na pierwszej rozmowie, bez „to zależy”.
Tak. Monitorujemy aktualne nabory (programy regionalne, FENG) i przy wycenie sprawdzamy, czy projekt może się kwalifikować. Dotacja potrafi pokryć część kosztów, ale nie powinna być jedynym powodem wdrożenia.
Masz pomysł na projekt?
Opisz nam swój projekt, a w ciągu 24h otrzymasz bezpłatną wycenę i propozycję rozwiązania. Bez zobowiązań.
Przy wycenie bezpłatnie sprawdzimy, czy projekt kwalifikuje się do dofinansowania z UE - dotacja może pokryć nawet połowę kosztów.