Excel czy dedykowany system? Kiedy arkusz przestaje wystarczać
Excel wystarcza, dopóki pracuje w nim jedna-dwie osoby, a proces jest prosty. Przestaje wystarczać, gdy nad tym samym plikiem pracuje wielu ludzi, dane się rozjeżdżają, a kluczowe informacje giną w kolejnych wersjach. Dedykowany system rozwiązuje to, czego arkusz nie umie: uprawnienia, wersje, dostęp z telefonu, powiadomienia i to, że dwie osoby nie nadpisują sobie danych.
Jeden użytkownik, prosty proces → Excel. Wielu ludzi, chaos wersji, praca z terenu → dedykowany system.
Porównanie punkt po punkcie
| Kryterium | System na zamówienie (Halo Soft) | Excel / Arkusze Google |
|---|---|---|
| Model | System pisany pod Twój proces. Płacisz raz za wykonanie. | Excel: gotowy produkt w abonamencie lub licencji. |
| Dopasowanie | Program dopasowujemy do tego, jak pracujesz. | Dopasowujesz swój proces do możliwości programu. |
| Czas startu | Pierwszy działający zakres w 2-4 tygodnie, potem rozbudowa. | Dostępny od ręki, konfiguracja liczona w dniach. |
| Własność | Kod jest Twój, z dokumentacją. Możesz go przenieść. | Korzystasz na zasadach licencji/subskrypcji dostawcy. |
| Koszt | Wyższy na start (od 12 000 zł netto), jednorazowo. | Niski próg wejścia, koszt rośnie z liczbą użytkowników i czasem. |
| Rozwój | Zmiany robimy na Twoje zlecenie, pod Twój priorytet. | Rozwój wg roadmapy dostawcy, wspólnej dla wszystkich klientów. |
| Wielu użytkowników | Uprawnienia i praca równoległa bez nadpisywania danych. | Trudne: pliki się rozjeżdżają, ktoś nadpisuje czyjąś wersję. |
Kiedy Excel w zupełności wystarcza
- Pracuje w nim jedna lub dwie osoby.
- Proces jest prosty i rzadko się zmienia.
- Nie potrzebujesz dostępu z telefonu ani z terenu.
- Zależy Ci na zerowym koszcie i pełnej elastyczności „tu i teraz”.
Sygnały, że czas na dedykowany system
- Masz kilka wersji „ostateczny_final_2” tego samego pliku.
- Ktoś regularnie nadpisuje czyjeś dane.
- Kluczowe rzeczy zna tylko jedna osoba i „bez niej ani rusz”.
- Ludzie z terenu (budowa, hala, trasa) nie mają jak wpisywać danych na bieżąco.
- Raport na koniec miesiąca zajmuje dzień, bo trzeba scalać arkusze.
Najczęstsze pytania
Nie wiesz, w którą stronę to widzieć u siebie? Napisz, powiemy szczerze, nawet jeśli wyjdzie, że masz zostać przy tym, co masz.
Tak. Migracja danych z arkuszy to standardowy element wdrożenia. Przy dużej liczbie plików potrafi być połową projektu, dlatego liczymy ją osobno i mówimy o tym na starcie.
Prosty system zaczyna się od ok. 12 000 zł netto. Realny zakres dla firmy operacyjnej to najczęściej 20-100 tys. zł, zależnie od liczby procesów i integracji. Widełki podajemy na pierwszej rozmowie.
Nie w całości. Excel świetnie nadaje się do szybkich obliczeń i analiz jednorazowych. Do systemu przenosimy to, co robi w firmie wielu ludzi na bieżąco, a Excel zostaje tam, gdzie realnie pomaga.
Policz, ile godzin tygodniowo ktoś traci na scalanie plików, poprawianie błędów i szukanie aktualnej wersji, i pomnóż przez stawkę. To jest realna, ukryta cena Excela. System zwraca się, gdy ta strata jest większa niż jego koszt.
Gdy jeden błąd w formule potrafi przejść niezauważony do faktury albo rozliczenia, gdy dane zna tylko jedna osoba, albo gdy przypadkowe nadpisanie pliku kosztuje dzień pracy. Wtedy to nie kwestia wygody, tylko ryzyka.
Standardowo płacisz w trzech ratach: 30 procent na start, 40 procent po pierwszej działającej wersji, 30 procent po wdrożeniu. Pierwszy działający zakres jest gotowy w 2-4 tygodnie, a każdy projekt ma 30 dni gwarancji na błędy w kodzie.
Kod jest Twój. Przenosimy na Ciebie prawa majątkowe, dostajesz dostęp do repozytorium i dokumentację na tyle konkretną, żeby w razie potrzeby inna firma mogła przejąć projekt. Nie uzależniamy Cię od siebie.
Zaczynamy od jednego wąskiego zakresu, który działa po 2-4 tygodniach, żebyś sprawdził go na jednym zespole albo procesie przed rozbudową. Jeśli się nie przyjmie, ryzykujesz kilkanaście tysięcy, a nie całość. Kolejne moduły dokładamy etapami.
Prosty system zaczyna się od 12 000 zł netto. Realny zakres dla firmy operacyjnej to najczęściej 20-100 tys. zł, zależnie od liczby procesów, integracji i liczby osób, które go używają. Widełki podajemy na pierwszej rozmowie, bez „to zależy”.
Tak. Monitorujemy aktualne nabory (programy regionalne, FENG) i przy wycenie sprawdzamy, czy projekt może się kwalifikować. Dotacja potrafi pokryć część kosztów, ale nie powinna być jedynym powodem wdrożenia.
Masz pomysł na projekt?
Opisz nam swój projekt, a w ciągu 24h otrzymasz bezpłatną wycenę i propozycję rozwiązania. Bez zobowiązań.
Przy wycenie bezpłatnie sprawdzimy, czy projekt kwalifikuje się do dofinansowania z UE - dotacja może pokryć nawet połowę kosztów.