Gotowy program (SaaS) czy system na zamówienie? Kiedy który
Gotowy SaaS wybierz, gdy robisz coś standardowo, masz mały zespół i potrzebujesz rozwiązania od ręki: jest tańszy na start i działa w kilka dni. System na zamówienie ma sens, gdy prowadzisz Excel obok programu, Twój proces jest nietypowy albo płacisz abonament rosnący z liczbą osób. To nie jest wybór „lepsze/gorsze”, tylko dopasowanie do etapu firmy.
Standard i mały zespół → gotowy SaaS. Excel obok programu i nietypowy proces → system na zamówienie.
Porównanie punkt po punkcie
| Kryterium | System na zamówienie (Halo Soft) | Gotowy SaaS |
|---|---|---|
| Model | System pisany pod Twój proces. Płacisz raz za wykonanie. | Gotowy SaaS: gotowy produkt w abonamencie lub licencji. |
| Dopasowanie | Program dopasowujemy do tego, jak pracujesz. | Dopasowujesz swój proces do możliwości programu. |
| Czas startu | Pierwszy działający zakres w 2-4 tygodnie, potem rozbudowa. | Dostępny od ręki, konfiguracja liczona w dniach. |
| Własność | Kod jest Twój, z dokumentacją. Możesz go przenieść. | Korzystasz na zasadach licencji/subskrypcji dostawcy. |
| Koszt | Wyższy na start (od 12 000 zł netto), jednorazowo. | Niski próg wejścia, koszt rośnie z liczbą użytkowników i czasem. |
| Rozwój | Zmiany robimy na Twoje zlecenie, pod Twój priorytet. | Rozwój wg roadmapy dostawcy, wspólnej dla wszystkich klientów. |
Kiedy lepszy jest gotowy SaaS
- Robisz coś, co większość firm robi tak samo (faktury, podstawowa księgowość, prosty magazyn).
- Potrzebujesz rozwiązania na jutro, nie za miesiąc.
- Masz mały zespół i prosty proces.
- Twoja firma dopiero się układa i proces zmienia się co miesiąc, nie zamrażaj go w kodzie.
Kiedy warto rozważyć system na zamówienie
- Prowadzisz najważniejsze rzeczy w Excelu obok programu, bo „w programie się nie da”.
- Twoja przewaga siedzi w procesie, który robisz inaczej niż konkurencja.
- Płacisz abonament razy liczba osób, a zespół rośnie.
- Używasz kilku narzędzi naraz i chcesz je spiąć w jedno miejsce.
- Chcesz mieć kod u siebie i nie być zależnym od jednego dostawcy.
Najczęstsze pytania
Nie wiesz, w którą stronę to widzieć u siebie? Napisz, powiemy szczerze, nawet jeśli wyjdzie, że masz zostać przy tym, co masz.
Na krótką metę SaaS: niski próg wejścia, płacisz miesięcznie. Na dłuższą to zależy od liczby użytkowników: abonament rośnie z zespołem, a system na zamówienie płacisz raz. Warto policzyć koszt obu wariantów w perspektywie 3-5 lat.
Tak i często tak radzimy. Popracuj rok na gotowym programie, zobacz, co realnie uwiera i czego brakuje. Ta lista braków jest najlepszą specyfikacją Twojego przyszłego systemu.
Nie. Najczęściej zostawiamy to, co działa (np. księgowość w gotowym programie), a dokładamy tylko brakujący kawałek i spinamy go z resztą przez integrację.
To najczęstszy moment na rozmowę. Zwykle nie wymieniamy całego programu, tylko dokładamy brakujący kawałek i spinamy go z tym, co masz. Płacisz wtedy za tę jedną rzecz, której brakowało, a nie za budowę wszystkiego od nowa.
Jeśli obok programu prowadzisz Excela, w którym trzymasz rzeczy, których „w programie się nie da”, to sygnał, że proces wykracza poza gotowca. Jeśli natomiast po prostu nie znasz funkcji, tańsze będzie szkolenie niż nowy system.
Czasem tak i wtedy to doradzamy. Kilka dobrze dobranych narzędzi spiętych integracją bywa tańsze niż budowa od zera. System na zamówienie ma przewagę, gdy takich narzędzi robi się za dużo, dane się rozjeżdżają, a Ty chcesz jedno miejsce.
Standardowo płacisz w trzech ratach: 30 procent na start, 40 procent po pierwszej działającej wersji, 30 procent po wdrożeniu. Pierwszy działający zakres jest gotowy w 2-4 tygodnie, a każdy projekt ma 30 dni gwarancji na błędy w kodzie.
Kod jest Twój. Przenosimy na Ciebie prawa majątkowe, dostajesz dostęp do repozytorium i dokumentację na tyle konkretną, żeby w razie potrzeby inna firma mogła przejąć projekt. Nie uzależniamy Cię od siebie.
Zaczynamy od jednego wąskiego zakresu, który działa po 2-4 tygodniach, żebyś sprawdził go na jednym zespole albo procesie przed rozbudową. Jeśli się nie przyjmie, ryzykujesz kilkanaście tysięcy, a nie całość. Kolejne moduły dokładamy etapami.
Prosty system zaczyna się od 12 000 zł netto. Realny zakres dla firmy operacyjnej to najczęściej 20-100 tys. zł, zależnie od liczby procesów, integracji i liczby osób, które go używają. Widełki podajemy na pierwszej rozmowie, bez „to zależy”.
Tak. Monitorujemy aktualne nabory (programy regionalne, FENG) i przy wycenie sprawdzamy, czy projekt może się kwalifikować. Dotacja potrafi pokryć część kosztów, ale nie powinna być jedynym powodem wdrożenia.
Masz pomysł na projekt?
Opisz nam swój projekt, a w ciągu 24h otrzymasz bezpłatną wycenę i propozycję rozwiązania. Bez zobowiązań.
Przy wycenie bezpłatnie sprawdzimy, czy projekt kwalifikuje się do dofinansowania z UE - dotacja może pokryć nawet połowę kosztów.