Reklamacja partii: co zapisać przy kontroli jakości, żeby znaleźć ją w kilka minut (2026)

Klient dzwoni w czwartek rano. Jedna z partii, którą wysłałeś dwa tygodnie temu, ma wadę. Pyta, jak ją kontrolowano i kto to sprawdzał. Idziesz na halę po zeszyt. Zeszyt jest u mistrza na drugiej zmianie, a kartki z tą datą nikt nie może znaleźć.

Klient czeka na odpowiedź, a Ty składasz ją z pamięci kilku osób.

W tym wpisie znajdziesz, co zapisywać przy każdej kontroli, gdzie papier zawodzi najczęściej i kiedy zeszyt przestaje wystarczać.

Co powinna mieć każda kontrola jakości, żeby dało się obronić partię?

Każda kontrola powinna mieć sześć rzeczy: numer zlecenia i partii, wynik pomiaru, datę z godziną, nazwisko osoby, która sprawdzała, liczbę wadliwych sztuk z rodzajem usterki oraz uwagę, co z nimi zrobiono. Z takim wpisem odpowiadasz klientowi w kilka minut, bo masz dowód, a nie wspomnienia.

Co kryje się pod każdą z tych rzeczy:

• Numer zlecenia i partii: bez niego wynik jest tylko liczbą, której nie da się do niczego przypisać.
• Wynik pomiaru: czytelna liczba, a nie „ok" albo „w normie".
• Data i godzina: pozwalają ustalić zmianę i maszynę, na której powstały sztuki.
• Kto sprawdzał: imię i nazwisko, żebyś wiedział, kogo zapytać.
• Wadliwe sztuki: ile ich było i jaka to usterka (rysa, wymiar, wgniecenie).
• Co dalej: odrzucone, poprawione albo puszczone dalej za zgodą.

Reklamacja kosztuje więcej, gdy nie masz czym odpowiedzieć

Kiedy klient reklamuje partię, a Ty nie masz wyników kontroli, zostajesz z jego wersją zdarzeń. Albo przyjmujesz całą reklamację, albo toczysz spór bez dowodów. W obu przypadkach tracisz pieniądze, a z czasem klienta.

Drugi koszt mniej widać. To godziny kierownika jakości i mistrza, którzy szukają zeszytów, dzwonią do ludzi po zmianach i próbują odtworzyć, co działo się dwa tygodnie temu.

Pięć miejsc, w których papier zawodzi najczęściej

Zeszyt i segregator sprawdzają się, dopóki jedna osoba prowadzi całość. Gdy kontrolują dwie zmiany i kilku ludzi, pojawia się pięć kłopotów:

• Nieczytelne pismo: liczba, którą trzeba zgadywać. Czy to 8, czy 6?
• Brak numeru partii: wiesz, że kontrola była, ale nie wiesz, której partii dotyczy.
• Brak podpisu albo daty: nie ustalisz, kto sprawdzał i na której zmianie.
• Odrzuty liczone z pamięci: na koniec zmiany ktoś szacuje, ile sztuk poszło do kosza i dlaczego.
• Zeszyt w nieznanym miejscu: został na hali, w szufladzie mistrza albo w domu u pracownika, który odszedł.

Kiedy zeszyt przestaje wystarczać

Zeszyt wystarczy, gdy masz jedną linię, jedną zmianę i jednego kontrolera. To, że przestał, zwykle widać po kilku sygnałach:

• szukanie wyników po reklamacji trwa godziny, nie minuty,
• ten sam rodzaj wady wraca, a nikt nie wie, kiedy zaczął się pojawiać,
• liczby odrzutów u mistrza, w arkuszu i w głowie kierownika są różne,
• klient prosi o historię kontroli partii, a Ty musisz ją składać ręcznie.

Wtedy warto przenieść kontrolę jakości do systemu. Kontroler wpisuje wynik w telefonie albo na tablecie przy stanowisku. Wybiera zlecenie i partię z listy, wpisuje pomiar i zaznacza wadę z krótkiej listy usterek. System sam zapisuje datę, godzinę i nazwisko.

Efekt jest taki, że gdy klient reklamuje partię, otwierasz jej historię w jednej chwili: z którego zlecenia powstała, kto ją sprawdzał, jakie były wyniki i ile sztuk odrzucono. Odpowiadasz tego samego dnia, z dowodem. Widzisz też, jaka wada wraca najczęściej, i możesz zająć się jej przyczyną.

W Halo Soft budujemy dla firm produkcyjnych systemy, w których kontrola jakości jest powiązana ze zleceniami i partiami. Zaczynamy od jednego procesu, na przykład od kontroli na jednej linii, a resztę dokładasz, gdy pierwszy krok działa. Nie musisz zatrzymywać produkcji. Jawny cennik znajdziesz na halosoft.pl/cennik.

FAQ: pytania o kontrolę jakości i reklamacje

Czy muszę wymienić cały system, żeby prowadzić kontrolę jakości w telefonie?

Nie. Możesz zacząć od samej kontroli jakości na jednej linii. Plan produkcji, magazyn i faktury zostają tak, jak są, a dokładasz je później, gdy pierwszy krok działa.

Czy kontrolerzy poradzą sobie z wpisywaniem wyników w telefonie?

Jeśli dziś zapisują wyniki długopisem, poradzą sobie. Wybór zlecenia z listy, wpisanie liczby i wskazanie usterki zajmują tyle samo czasu co zapis w zeszycie, a nie trzeba potem niczego przepisywać.

Jak długo trzeba przechowywać wyniki kontroli?

To zależy od branży, umów z klientami i przepisów, które Cię dotyczą. Sprawdź je u swojego klienta oraz w dokumentach, które regulują Twoją produkcję. System pozwala wyniki przechowywać bez szuflad i zeszytów.

Co z maszynami i urządzeniami, które same mierzą?

Podłączamy je do systemu. Wynik pomiaru trafia wtedy do właściwej partii sam, bez przepisywania i bez pomyłek przy wpisie. Jak podłączyć Twój sprzęt, sprawdzamy na rozmowie, gdy powiesz nam, jakich maszyn i urządzeń używasz. Możesz też zacząć od ręcznego wpisu, a podłączenie dołożyć później.

Ile kosztuje taki system i kiedy zobaczę pierwszy efekt?

Cennik jest jawny na halosoft.pl/cennik. Pierwszy działający zakres jest zwykle gotowy po 2 do 4 tygodniach, a dokładne widełki dla Twojej firmy poznasz na bezpłatnej rozmowie.

Od czego zacząć cyfryzację całej hali, opisaliśmy w artykule Twoja firma produkcyjna urosła: od czego zacząć cyfryzację. Co jeszcze robimy dla firm produkcyjnych, zebraliśmy na stronie produkcja.

Z tej serii: Raport dzienny z budowy · Dokumenty od kierowców: CMR, WZ i zdjęcia z trasy