Słownik IT dla właściciela firmy: 46 słów, które usłyszysz od software house'u

Spotkanie z software house'em potrafi przypominać egzamin, do którego nikt Cię nie przygotował. Prowadzisz firmę. Znasz swoje marże, swoje ekipy, swojego najgorszego klienta i najlepszego dostawcę. Ale ktoś po drugiej stronie stołu właśnie powiedział, że „wystawimy to przez API w MVP", wszyscy kiwają głowami i Ty też kiwasz.

Prawda o tym zdaniu jest taka: ono nie jest trudne. Jest napisane gwarą, którą wymyślili ludzie rozliczający się za godzinę.

Zebraliśmy słowa, które realnie usłyszysz, szukając systemu. Krótkie definicje, bez popisów. O każde z nich możesz nas zapytać na głos podczas rozmowy. Odpowiemy bez tej miny.

Co właściwie kupujesz

• Dedykowane oprogramowanie / system na zamówienie: Oprogramowanie napisane dla jednej firmy, pod to, jak ta firma pracuje. Obie nazwy znaczą to samo. Kiedy się opłaca, rozpisaliśmy w osobnym wpisie: gotowy program czy system na zamówienie.
• Gotowy program / SaaS: Oprogramowanie, które wynajmujesz, zwykle co miesiąc. Każdy klient dostaje tę samą wersję.
• ERP: Gotowy system obejmujący papierologię w kilku działach: sprzedaż, magazyn, księgowość, rozliczenia.
• CRM: System do klientów, kontaktów i ofert w toku.
• TMS: System dla firm transportowych: zlecenia, trasy, kierowcy, dokumenty.
• MES: System dla hali produkcyjnej: co jest teraz produkowane, na której maszynie i przez kogo.
• MVP: Najmniejsza działająca wersja systemu. Mniej funkcji, ale prawdziwych, z których ekipa korzysta od razu. U nas start od 12 000 zł netto, cały cennik jest jawny.
• Moduł: Część systemu obejmująca jeden obszar: magazyn, zlecenia, rozliczenia. System można później rozbudować o kolejne moduły.
• Aplikacja webowa: System używany w przeglądarce. Nic nie instalujesz, działa na komputerze i na telefonie.
• Aplikacja mobilna: Program instalowany na telefonie z Google Play albo App Store. Wybiera się ją wtedy, gdy praca dzieje się poza biurkiem: na budowie, w magazynie, w aucie.
• Panel administracyjny: Ekran, na którym widzisz całość i ustawiasz zasady: użytkowników, uprawnienia, słowniki, raporty.
• No-code / low-code: Budowanie oprogramowania przez konfigurowanie gotowego narzędzia zamiast pisania kodu. Szybciej się uruchamia i działa tylko w granicach tego narzędzia.
• Open source: Oprogramowanie z publicznie dostępnym kodem. Licencja zwykle nic nie kosztuje, płaci się za dostosowanie i utrzymanie.

Większość małych firm nie potrzebuje całego ERP, TMS-a czy MES-a. Potrzebuje dwóch albo trzech modułów na to, co realnie boli.

Z czego to jest zbudowane

• Frontend: Część, którą widzisz i klikasz.
• Backend: Część za ekranami, w której trzymane są dane i pilnowane zasady. Tam idzie większość pracy w projekcie.
• Baza danych: Miejsce, w którym system trzyma Twoje dane: zlecenia, klientów, dokumenty.
• API: Połączenie, dzięki któremu dwa programy wymieniają dane automatycznie, bez przepisywania ręką.
• Webhook: Wiadomość, którą jeden system wysyła do drugiego w chwili, gdy coś się dzieje, na przykład gdy zmienia się status zlecenia.
• Integracja: Połączenie Twojego systemu z tym, czego już używasz: programem księgowym, bankiem, KSeF, wagą w magazynie.
• Chmura / hosting: Serwer, na którym działa Twój system. Dzięki temu jest dostępny z każdego miejsca i nie siedzi na jednym komputerze w biurze.
• On-premise: Odwrotne rozwiązanie: system działa na serwerze wewnątrz Twojej firmy.
• Migracja danych: Przeniesienie danych z arkuszy albo starego programu do nowego systemu. Zajmuje czas i musi być w harmonogramie.
• Backup / kopia zapasowa: Kopia danych trzymana osobno, żeby awaria nie oznaczała zaczynania od zera.
• OCR: Odczytanie tekstu ze zdjęcia albo skanu. Dokument sfotografowany telefonem staje się danymi w systemie.
• Automatyzacja: System wykonuje powtarzalny krok sam: wystawia dokument, wysyła powiadomienie, liczy rozliczenie.
• Workflow / obieg dokumentów: Ustalona droga dokumentu: kto go wypełnia, kto akceptuje, gdzie trafia na koniec.
• BI (Business Intelligence): Narzędzia, które zbierają dane z kilku systemów i zamieniają je w raporty i wykresy na jednym ekranie. Najbardziej znane jest Power BI.

Jak wygląda projekt

• Analiza / discovery / brief: Pierwszy etap. Wykonawca ustala, co Twoja firma robi na co dzień i co system ma obsłużyć.
• Specyfikacja: Spisany opis tego, jak system ma działać. Powstaje z analizy.
• Zakres: Spisana lista tego, co jest budowane. Czego nie ma w zakresie, tego nie ma w cenie.
• Audyt IT: Przegląd oprogramowania i procesów, które firma już ma, zanim zapadnie decyzja, co budować.
• Wdrożenie: Wszystko między gotowym kodem a codziennym używaniem: szkolenia, przeniesienie danych, poprawki po pierwszym zderzeniu z prawdziwą pracą.
• Testy: Sprawdzenie, czy system działa zgodnie z ustaleniami, zanim wejdzie do codziennej pracy.
• Bug: Błąd. System robi coś innego, niż zostało ustalone. To co innego niż zmiana, czyli nowy wymóg, który rozlicza się osobno.
• Release / wersja: Moment, w którym nowa wersja systemu trafia do użytku.

Pieniądze i umowa

• Stawka godzinowa (roboczogodzina): Jedna godzina pracy nad Twoim projektem. U nas 200 zł netto i jest na stronie z cennikiem.
• Fixed price: Cena ustalona z góry za określony zakres, rozliczana raz, a nie za przepracowane godziny. Zmiany zakresu wycenia się osobno.
• Licencja: Zgoda na korzystanie z oprogramowania, którego właścicielem jest ktoś inny.
• Abonament: Opłata cykliczna, zwykle liczona za użytkownika. Koszt zmienia się razem z liczbą osób.
• Utrzymanie: Praca po wdrożeniu: hosting, poprawki, zmiany, nowe moduły.
• SLA: Spisane zobowiązanie, w jakim czasie ktoś reaguje, gdy coś przestaje działać. Warto sprawdzić, co się dzieje, gdy ten czas nie zostanie dotrzymany.
• Rękojmia: Okres, w którym wykonawca poprawia błędy we własnym kodzie na swój koszt. U nas trzy miesiące od wdrożenia.
• Kod źródłowy: Tekst, w którym napisany jest program. Warto zapytać każdego wykonawcę, kto jest jego właścicielem i gdzie zostaje, jeśli współpraca się kończy.
• Outsourcing / body leasing: Wynajęcie programistów na godziny do pracy pod Twoim kierunkiem, zamiast zamówienia gotowego systemu.

Prawo i obowiązki

• KSeF: Krajowy System e-Faktur. Faktury wystawia się i odbiera przez niego, w ustalonym formacie pliku zamiast PDF-a. Dlatego systemy, które obsługują faktury, muszą się z nim łączyć.
• RODO: Zasady dotyczące danych osobowych. W praktyce decydują o tym, kto w systemie co widzi, jak długo trzymane są dane i gdzie leżą.

Jeszcze jedno, ważniejsze niż cała lista

Żadne z tych słów nie jest trudne. Są nieznane, a nieznane łatwo pomylić ze skomplikowanym, zwłaszcza gdy ktoś użyje sześciu naraz w jednym zdaniu.

Więc sprawdzian nie polega na tym, czy je znasz. Polega na tym, czy osoba, która Ci je tłumaczy, ułatwia pytanie. Kto robi minę, gdy pytasz, co to jest API, powiedział Ci właśnie coś istotnego o tym, jak wyglądałaby ta współpraca.

Zapytaj nas o dowolne słowo z tej listy na głos. Nikt tu z tego nie zrobi problemu.