Gotowy program czy system na zamówienie? Kiedy co się opłaca
Abonament co miesiąc albo budowa raz a dobrze. Aktualne ceny Comarch ERP Optima i PlanRadar obok kosztu systemu na zamówienie, pięć sygnałów, że gotowy program przestał wystarczać, i sposób na policzenie, co się opłaca w Twojej firmie.
Prędzej czy później każda firma staje przed tą samą decyzją. Kupić program, który już istnieje, i płacić za niego co miesiąc, albo zamówić system dopasowany do tego, jak firma naprawdę pracuje.
Poniżej porównanie obu stron i moment, w którym jedno przestaje mieć sens, a drugie zaczyna.
Czym jest gotowy program, a czym system na zamówienie?
Gotowy program to skończony produkt, który wynajmujesz. Płacisz co miesiąc, zwykle za osobę i za moduł, i korzystasz z niego tak, jak zaprojektował go producent. Tak działają Comarch ERP Optima i PlanRadar. System na zamówienie powstaje pod proces Twojej firmy. Płacisz za budowę, a system należy do Ciebie.
Ile kosztuje gotowy program, a ile system na zamówienie?
Gotowy program rozliczasz miesięcznie, za osobę i zwykle za moduł, więc cena z nagłówka to punkt startowy, a nie całość. System na zamówienie to jednorazowa budowa plus utrzymanie. Poniżej aktualne ceny z obu stron. Wszystkie kwoty są netto, a ceny gotowych programów pochodzą z cenników producentów z dnia 10.08.2026.
| Cena miesięczna | Rozliczane za | Co obejmuje cena startowa | |
|---|---|---|---|
| Comarch ERP Optima (subskrypcja dla firm) | od 59 zł | stanowisko, za moduł | sam moduł podstawowy, limit 20 dokumentów sprzedażowych miesięcznie |
| Comarch ERP Optima, wybrane moduły dodatkowe | Logistyka Basic 75 zł, Obieg Dokumentów 42 zł, CRM 50 zł, Księga Handlowa 175 zł, HR Basic do 20 pracowników 167 zł | stanowisko, za moduł | każdy moduł to osobna pozycja co miesiąc |
| PlanRadar | Basic 26 euro, Starter 89 euro, Pro 129 euro | użytkownika | Basic tylko dla jednej osoby, rozliczenie w euro |
| Halo Soft, system na zamówienie | utrzymanie od 150 zł | system, nie za osobę | pierwszy działający zakres od 12 000 zł, pełny system do około 100 000 zł |
Cenniki producentów: Comarch ERP Optima, PlanRadar. Nasz cennik: halosoft.pl/cennik.
Dwie uwagi do tych liczb, bo bez nich trudno je porównać.
Pierwsza: w gotowych programach ceny się sumują. Moduły stanowiskowe liczy się za każdy moduł i za każde stanowisko. Jeśli potrzebujesz zamówień, magazynu, obiegu dokumentów i CRM, to cztery pozycje miesięcznie razy liczba osób, które mają dostęp. Cena 59 zł dotyczy jednego modułu na jednym stanowisku.
Druga: część pozycji pojawia się dopiero po pierwszym miesiącu. W cennikach znajdziesz między innymi opłatę za wznowienie subskrypcji po przerwie, opłatę za przeniesienie licencji na inny podmiot oraz opłatę naliczaną od drugiego okresu rozliczeniowego. To normalna praktyka i wszystko jest opisane. Warto tylko doliczyć te pozycje, zanim porównasz rachunek z czymkolwiek innym.
Ceny systemów na zamówienie rozpisaliśmy osobno dla każdej branży: budownictwo, transport, produkcja.
Kiedy gotowy program wystarczy?
Nie chodzi o to, ile osób zatrudniasz. Chodzi o to, czy jeden proces przechodzi od początku do końca w jednym programie i nic nie ucieka do arkusza, zeszytu ani czyjegoś telefonu. Jeśli tak właśnie jest u Ciebie, gotowy program to dobry wybór.
Gotowy program wystarczy, kiedy:
- Wystawiasz faktury i prowadzisz księgowość i na tym się kończy. Księgowość wygląda tak samo w każdej firmie.
- Twój proces wygląda tak samo jak u innych w branży i nikt w firmie nie musiał wymyślać obejścia.
- Nic nie musi krążyć między biurem a budową, halą czy trasą. To, co dzieje się w terenie, zostaje na papierze i naprawdę nic Cię to nie kosztuje.
- Nigdy nie musiałeś tłumaczyć nowej osobie: program robi to tak, ale my robimy inaczej.
Jeśli przy którymś punkcie dodałeś w myślach „no, poza tym, że...", kolejna część jest o Twojej firmie.
Kiedy gotowy program przestaje wystarczać?
Prawie żadna firma nie stwierdza pewnego dnia, że program przestał wystarczać. Po prostu zaczyna go po cichu obchodzić. Program zostaje, faktura co miesiąc zostaje, a praca przenosi się gdzie indziej. Poniżej pięć sygnałów, mniej więcej w kolejności, w jakiej się pojawiają.
Arkusz obok systemu
Płacisz za program co miesiąc. A obok stoi arkusz. Są w nim rzeczy, których program nie potrafi. Nikt tego nie zaplanował. Pojawił się pewnego dnia i został.
Te same dane wpisywane dwa razy
Raz do programu, raz do arkusza. Albo raz na kartkę na budowie, raz do komputera wieczorem. Osoba, która przepisuje, przez ten czas nie robi swojej pracy. Ten koszt nie trafia na żadną fakturę, więc nikt go nie liczy.
Osoba, która wie
Jedna osoba wie, jak to wszystko się składa. Który plik jest aktualny. Które zamówienie przyszło telefonicznie i nigdzie nie zostało wpisane. Kiedy ta osoba bierze tydzień wolnego, firma zwalnia. To nie jest problem kadrowy. To problem systemu.
Dowiadujesz się za późno
O opóźnieniu, o braku na magazynie, o zleceniu, które przekroczyło budżet, słyszysz po fakcie. Nie wtedy, kiedy jeszcze można było zareagować.
Pytanie, na które nie umiesz szybko odpowiedzieć
Które zlecenie w zeszłym kwartale naprawdę zarobiło? Wiesz, że odpowiedź gdzieś jest. W fakturach, w arkuszu, w czyjejś głowie. Pół dnia pracy, żeby ją złożyć. Więc nikt tego nie składa, a kolejna decyzja zapada na wyczucie.
Żaden z tych punktów nie jest dramatem. I na tym polega problem. Każdy z osobna da się przeżyć, więc się go przeżywa, a koszt biegnie dalej.
Na końcu wychodzi to: nie płacisz za program, który nie pasuje. Płacisz za program, a potem drugi raz w godzinach, żeby nadrobić to, czego program nie robi. Ten drugi koszt jest większy i nie widać go na żadnej fakturze.
Czy da się połączyć jedno z drugim?
Tak i tak wychodzi to najczęściej w praktyce. Program księgowy zostaje tam, gdzie jest. System na zamówienie obsługuje to, co jest specyficzne dla Twojej firmy: zamówienia, zlecenia, budowę, magazyn, kierowców. Oba są połączone, więc dane wpisane raz widać w obu miejscach.
Nie wybierasz między wszystkim a niczym. Większość systemów, które budujemy, stoi obok programów, z których firma już korzysta. Rozpisaliśmy to osobno dla konkretnych narzędzi: system na zamówienie vs Comarch ERP i system na zamówienie vs PlanRadar.
Do kogo należy kod i dane?
Kupując gotowy program, wynajmujesz go. Dostęp trwa tak długo, jak długo płacisz, a zasady wyjścia opisuje umowa producenta, więc warto ją przeczytać przed podpisem. W systemie na zamówienie od Halo Soft kod i dane należą do Ciebie i jest to zapisane w umowie.
Ma to jeszcze jeden skutek, o którym łatwo zapomnieć przy podpisywaniu umowy. Skoro system jest Twój, jego koszt nie rośnie razem z firmą. Dziesiąta i dwudziesta osoba w systemie nie zmieniają miesięcznego rachunku. Zmienia go dopiero decyzja, żeby dobudować kolejną funkcję, a tę podejmujesz Ty.
Jak policzyć, co się opłaca w Twojej firmie?
Większość osób porównuje dwie niewłaściwe liczby. Zestawiają miesięczny abonament z kosztem budowy i abonament wygląda na mniejszy, bo w tym miesiącu faktycznie jest mniejszy. Prawdziwe porównanie ma po obu stronach więcej pozycji.
Co porównuje się zwykle
- abonament miesięczny
- a jednorazowy koszt budowy
Co porównuje się naprawdę
- abonament przez lata, przez które faktycznie będziesz z niego korzystać
- razy osoby i moduły, których naprawdę potrzebujesz
- plus godziny spędzone na obchodzeniu programu
- plus to, co tracisz w dniu, w którym przestajesz płacić
- a z drugiej strony budowa plus utrzymanie, przy czym system zostaje Twój
Wynik zależy od jednego: czy godziny na obejścia już są i czy się powtarzają. Jeśli program pasuje do Twojego procesu, gotowy wygrywa i nie jest to bliski wynik. Jeśli ludzie w firmie już teraz tracą godziny tygodniowo na nadrabianie programu, te godziny same nie znikną. Rosną razem z firmą.
System na zamówienie też nie jest jednorazową płatnością. Utrzymanie zaczyna się od 150 zł netto miesięcznie i rośnie razem z systemem. Dokładną kwotę dostajesz razem z wyceną.
Tej sumy nie dokończymy za Ciebie na stronie, bo rozstrzyga o niej to, ile godzin tygodniowo Twoja firma traci teraz na nadrabianie programu. Tę liczbę ustalamy razem.
Co dostajesz w Halo Soft
- Pierwszy działający zakres od 12 000 zł netto, gotowy w 2 do 4 tygodni.
- Pełny system do około 100 000 zł netto.
- Stawka godzinowa 200 zł netto.
- Utrzymanie od 150 zł netto miesięcznie.
- Płatność w podziale 30/40/30.
- Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
- Kod i dane należą do Ciebie.
To Ty decydujesz, co system zawiera. Mówimy, ile kosztuje każdy element, zanim powstanie.
Umów bezpłatną rozmowę, widełki cenowe poznasz już na niej
Napisz do nas: halosoft.pl/kontakt. Szczegółowa wycena do 24 godzin, bez zobowiązań.