Cyfryzacja firmy: od czego zacząć? Przewodnik dla właściciela

Wszyscy mówią Ci: zdigitalizuj firmę. Mówi to bank, mówi księgowa, mówią targi branżowe. Prawie nikt nie mówi, co to znaczy dla firmy na 12 osób, w której zlecenia są w zeszycie, godziny w SMS-ach, a faktury w jednym pliku Excel na jednym laptopie.

Ta mglistość to problem rynku, nie Twój. Wielkie hasło sprzedaje się łatwiej niż jasna odpowiedź. Ten przewodnik jest jasną odpowiedzią. Mówi, co znaczy cyfryzacja, od czego zacząć, jak opisać własną firmę, zanim z kimkolwiek porozmawiasz, i kiedy uczciwa rada brzmi: zostań przy Excelu i wydaj pieniądze na coś innego.

Co to znaczy „zdigitalizować firmę"?

Zdigitalizować firmę to przenieść informacje, na których firma działa (zlecenia, dokumenty, godziny, stany magazynowe, rozliczenia), z papieru, telefonów i osobnych arkuszy w jedno miejsce, gdzie wpisuje się je raz i widzi każdy, kto ich potrzebuje. To nie znaczy kupić wszystkie narzędzia z rynku. W większości firm na 5 do 50 osób cyfryzacja zaczyna się od jednego procesu.

Oto to samo zlecenie przed i po, krok po kroku:

Krok	Dziś, na papierze	Po cyfryzacji
Zlecenie wchodzi	Właściciel zapisuje je na kartce	Wpisane raz, w telefonie
Zlecenie trafia do ekipy	Zdjęcie kartki	To samo zlecenie w ich telefonie, w tej samej minucie
Godziny	SMS w piątek, przepisany do Excela w poniedziałek	Dopięte do zlecenia tego samego dnia
Dokumenty	WZ jeździ w kabinie przez tydzień	Sfotografowane i dopięte do zlecenia
Faktura	Przepisana z kartki i z Excela	Z tych samych danych, bez przepisywania

Nikt w lewej kolumnie nie zrobił nic źle. To samo zlecenie zostało po prostu zapisane pięć razy.

Dwie rzeczy, którymi cyfryzacja nie jest. Nie jest stroną internetową i nie jest nowym laptopem dla biura. Dobrze je mieć, ale nie zmieniają tego, jak informacja krąży po firmie.

Czy to ma sens w firmie na 10 osób?

Zwykle tak. Wielkość firmy ma mniejsze znaczenie niż to, przez ile rąk przechodzi jedno zlecenie. Firma na 10 osób, w której właściciel, brygadzista i księgowa mają trzy różne wersje prawdy, traci więcej czasu niż firma na 40 osób z jednym wspólnym systemem. Test poniżej zajmuje 15 minut i opiera się na Twoich własnych liczbach.

Wybierz jeden proces, na przykład jedno zlecenie od pierwszego telefonu do zapłaconej faktury. Potem policz, dla jednego zwykłego tygodnia:

1. Ile razy tę samą informację ktoś wpisuje po raz drugi.
2. Ile telefonów i wiadomości służy tylko temu, żeby zapytać „gdzie to jest" albo „czy to zrobiliśmy".
3. Ile minut w tygodniu każda osoba spędza na punktach 1 i 2. Wieczory w domu też się liczą.
4. Pomnóż to przez to, ile godzina tej osoby kosztuje firmę.
5. Dodaj koszt jednej pomyłki w miesiącu: zgubiony dokument, zła ilość, faktura wysłana dwa tygodnie za późno.

Wynik to tyle, ile papierologia kosztuje Cię dziś. Porównaj go z ceną systemu rozłożoną na dwa albo trzy lata, nie na jeden miesiąc.

Od czego zacząć: który proces jako pierwszy?

Zacznij od jednego procesu: tego, który boli codziennie i dotyka najwięcej osób. W firmach, dla których Halo Soft buduje systemy, pierwszy system prawie zawsze obejmuje jeden z pięciu obszarów: zlecenia, obieg dokumentów, rozliczenia, magazyn albo raporty dla właściciela. Wybierz jeden. Reszta czeka, aż pierwszy zadziała i ludzie naprawdę zaczną go używać.

Proces nadaje się na pierwszy, kiedy wszystkie pięć punktów jest prawdziwych:

1. Dzieje się codziennie, nie raz na kwartał.
2. Dotyka więcej niż jednej osoby.
3. Ktoś przepisuje w nim informacje z jednego miejsca w drugie.
4. Pomyłka w nim kosztuje pieniądze albo klienta.
5. Umiesz opowiedzieć cały proces, od początku do końca, w 10 minut.

Co to zwykle znaczy w poszczególnych branżach:

• Budownictwo: dzienne raporty z budowy (godziny, zdjęcia, materiały) albo rozliczenia z podwykonawcami. O jedno i drugie kłócicie się na koniec miesiąca.
• Produkcja: status zlecenia na hali. Na pytanie „na jakim to jest etapie" odpowiada się spacerem na halę, a klient czeka na telefonie.
• Transport: dokumenty z kabiny do biura. CMR i WZ wracają z autem, a faktura czeka na nie.

Nie zaczynaj od procesu, który denerwuje tylko Ciebie i nikogo więcej, i nie zaczynaj od wszystkiego naraz, nawet jeśli budżet pozwala. Pięć procesów w jednym projekcie daje pięć ekranów używanych na pół gwizdka. Jeden proces zrobiony dobrze daje zespół, który sam prosi o drugi.

Jak opisać swój proces, zanim z kimkolwiek porozmawiasz?

Weź jedno zlecenie i prześledź je od pierwszego telefonu do zapłaconej faktury. Przy każdym kroku zapisz trzy rzeczy: co się dzieje, kto to robi i gdzie jest informacja (papier, telefon, Excel). Potem zaznacz każdy krok, w którym zlecenie czeka albo jest przepisywane. Wystarczy jedna kartka A4. Nie potrzebujesz specyfikacji i żaden wykonawca nie powinien Cię o nią prosić.

Nie musi być ładnie. Zdjęcie odręcznie zapisanej kartki w zupełności wystarczy. Zaznaczone kroki, zwykle dwa albo trzy obok siebie, to miejsce, w które wchodzi pierwszy system. Zabierz tę kartkę na każdą rozmowę z wykonawcą. Jeśli nie potrafi z nią pracować i prosi zamiast tego o specyfikację techniczną, to mówi coś o wykonawcy, nie o Tobie.

Excel, gotowy program czy system na zamówienie: co dla Ciebie?

Excel wystarcza, dopóki jedna osoba jest właścicielem pliku i nic nie zależy od niego na bieżąco. Gotowy program pasuje, kiedy Twój proces wygląda tak jak u wszystkich w branży i możesz żyć z jego zasadami. System na zamówienie ma sens, kiedy proces jest Twój, kilka osób pracuje w nim naraz, a opłaty za użytkownika w gotowych narzędziach rosną szybciej niż firma.

Opcja	Działa, kiedy	Przestaje działać, kiedy	Co płacisz
Excel	jedna osoba jest właścicielem pliku, zmiany są rzadkie, nikt nie potrzebuje go na bieżąco	trzy osoby edytują kopie, plik jest potrzebny na budowie albo w kabinie, jeden błąd w formule kosztuje pieniądze	swój czas
Gotowy program	Twój proces jest standardowy dla branży i akceptujesz to, jak program każe Ci pracować	zasady programu kłócą się z tym, jak firma naprawdę działa, albo miesięczna opłata za użytkownika rośnie z każdym zatrudnieniem	abonament, zwykle za użytkownika miesięcznie
System na zamówienie	proces jest specyficzny dla Twojej firmy, kilka osób pracuje w nim naraz i chcesz być właścicielem efektu	proces wciąż zmienia się co miesiąc	jednorazowy projekt; w Halo Soft od 12 000 zł netto, bez opłat za użytkownika

Pełne porównanie, z kosztem każdej opcji w perspektywie trzech lat, jest w artykule Gotowy program czy system na zamówienie? Kiedy co się opłaca.

Kiedy nie warto zamawiać własnego systemu?

Nie zamawiaj systemu na zamówienie, kiedy proces wciąż zmienia się co miesiąc, kiedy jedna osoba go prowadzi i ma go pod kontrolą albo kiedy największy problem firmy leży gdzie indziej niż w informacji. W każdym z tych przypadków pieniądze lepiej wydać na coś innego, a dobry wykonawca mówi to już na pierwszej rozmowie.

Co zrobić zamiast tego, przypadek po przypadku:

• Proces zmienia się co miesiąc: Prowadź go w Excelu jeszcze jeden kwartał i notuj, co zmieniło się w każdym miesiącu. Jeśli zmiany ustaną, masz proces, który warto zbudować. Jeśli nie, system zbudowany dziś jest nieaktualny na wiosnę.
• Jedna osoba go prowadzi i ma pod kontrolą: Ryzykiem nie jest papierologia, tylko urlop tej osoby. Opisz proces (wystarczy ćwiczenie z jedną kartką powyżej), żeby firma nie zależała od jednej głowy. Wróć do tematu systemu, kiedy druga osoba musi w nim pracować.
• Największy problem to nie informacja: Jeśli prawdziwy kłopot firmy to sprzedaż, płynność albo klient, który nie płaci, oprogramowanie nic w tym nie zmienia. Najpierw napraw to.

Mówimy to na pierwszych rozmowach i nie z dobroci serca. Projekt, który po trzech miesiącach przestaje być używany, kosztuje Halo Soft referencję, a Ciebie pieniądze. Ani Ty, ani my tego nie chcemy.

Ile to kosztuje i ile trwa?

W Halo Soft pierwszy działający zakres zaczyna się od 12 000 zł netto, a pełne systemy zamykają się zwykle w okolicach 100 000 zł netto, przy jawnej stawce 200 zł za godzinę netto. Płatność dzielimy 30/40/30: 30% na start, 40% przy becie do przeklikania, 30% po uruchomieniu. Najprostsze projekty ruszają w 2 tygodnie od decyzji, a pierwszy działający zakres jest zwykle gotowy po 2 do 4 tygodniach.

Cenę napędzają trzy rzeczy: ile procesów obejmuje system, ile osób w nim pracuje i z czym musi się łączyć (księgowość, skaner, istniejący program). Reszta to szczegóły.

Po uruchomieniu masz 3 miesiące rękojmi na błędy w kodzie. Późniejsze wsparcie i nowe funkcje rozliczamy po tej samej stawce 200 zł za godzinę netto. Hosting i utrzymanie to miesięczna opłata podana razem z wyceną, więc koszt bieżący znasz przed podpisaniem umowy.

Co to znaczy dla Twojej branży, w liczbach:

• Jeśli prowadzisz firmę budowlaną: Ile kosztuje system do zarządzania firmą budowlaną?
• Jeśli prowadzisz firmę produkcyjną: Ile kosztuje system do zarządzania produkcją?
• Jeśli prowadzisz firmę transportową: Ile kosztuje system do zarządzania firmą transportową?

Jeśli żadną z nich, pełny cennik jest na halosoft.pl/cennik.

Co z pracownikami, którzy nie lubią komputerów?

System jest budowany dla osoby na budowie, na hali albo w kabinie, nie dla biura. Jeśli wpisanie zlecenia w telefonie trwa dłużej niż zapisanie go w zeszycie, ludzie wracają do zeszytu i mają rację. Pierwsza wersja zdejmuje im z głowy jedną rzecz i nie dokłada żadnego kroku. Niech brygadzista albo dyspozytor przetestuje pierwszy zakres, zanim zrobi to biuro.

Trzy zasady, które decydują o tym, czy zespół używa systemu:

1. Mniej kliknięć niż na papierze. Raport dzienny, który zajmuje 40 sekund, jest wypełniany. Ten, który zajmuje cztery minuty, jest wypełniany w piątek, z pamięci.
2. Zdjęcia zamiast przepisywania. Zdjęcie dokumentu jest lepsze niż ten sam dokument przepisany w biurze trzy dni później.
3. Najpierw jeden ekran. Ekipa nie potrzebuje całego systemu. Potrzebuje jednego ekranu, który zastępuje rzecz, której nie znosi.

Czy dostaniesz na to dotację?

Czasami. Publiczne pieniądze na cyfryzację małych firm przychodzą falami, a zasady zmieniają się między naborami. Program Dig.IT z naszego artykułu o dotacjach jest tylko dla producentów, więc firmy budowlane i transportowe muszą szukać w programach regionalnych. Sprawdź, co jest teraz otwarte na parp.gov.pl i funduszeeuropejskie.gov.pl, zanim zbudujesz budżet wokół dotacji.

Traktuj dotację jako bonus do planu, który działa bez niej. Pierwszy zakres za 12 000 zł netto jest w zasięgu większości firm bez żadnego programu.

Jak wygląda pierwszy krok w praktyce?

Bezpłatna rozmowa. Opowiadasz, jak firma działa dziś: gdzie trafiają zlecenia, kto co robi, który dokument zawsze ginie. Halo Soft opisuje, jak wygląda dla tego pierwszy zakres, i podaje realne widełki cenowe na tej samej rozmowie, a szczegółową wycenę w 24 godziny, bez zobowiązań. Jeśli to ma sens, pierwszy działający zakres masz w rękach po 2 do 4 tygodniach.

Sprawdzasz go przez zwykły tydzień pracy, z ludźmi, którzy będą go używać, zanim zdecydujesz, co budować dalej. Widełki biorą się z projektów, które Halo Soft ma już za sobą, nie ze zgadywania.

Najczęstsze pytania

Co to znaczy zdigitalizować firmę?

Przenieść informacje, na których firma działa (zlecenia, dokumenty, godziny, stany magazynowe, rozliczenia), z papieru, telefonów i osobnych arkuszy w jedno miejsce, gdzie wpisuje się je raz i widzi każdy, kto ich potrzebuje. Zaczyna się od jednego procesu, nie od kupowania wszystkich narzędzi.

Od czego mała firma powinna zacząć cyfryzację?

Od jednego procesu, który boli codziennie i dotyka najwięcej osób: zwykle zleceń, obiegu dokumentów, rozliczeń, magazynu albo raportów dla właściciela. Najpierw opisz go na jednej kartce, potem wybieraj wykonawcę.

Czy firma na 10 osób potrzebuje własnego systemu?

Nie zawsze. Policz, ile razy jedno zlecenie jest wpisywane po raz drugi i ile telefonów służy tylko pytaniu „gdzie to jest". Kilka godzin w tygodniu na całą firmę oznacza, że system się zwraca. Godzina albo dwie oznacza: zostań przy Excelu.

Ile kosztuje cyfryzacja małej firmy?

Excel kosztuje Twój czas. Gotowy program to miesięczna opłata za użytkownika. System na zamówienie w Halo Soft zaczyna się od 12 000 zł netto za pierwszy działający zakres, a pełne systemy zamykają się zwykle w okolicach 100 000 zł netto. Pełny cennik: halosoft.pl/cennik.

Kiedy nie warto zamawiać systemu na zamówienie?

Kiedy proces wciąż zmienia się co miesiąc, kiedy jedna osoba prowadzi go bez problemów albo kiedy największy problem firmy to sprzedaż lub płynność, a nie informacja. W tych przypadkach pieniądze lepiej wydać na coś innego.